Plaxo

Weet je dat ieder jaar tien procent van de bevolking verhuist of van baan verandert? Dat zou kunnen betekenen dat je contactgegevens over tien jaar niets meer waard zijn. Hoe kun je ervoor zorgen dat je de meest recente gegevens van mensen hebt? Sommige mensen zullen je vertellen als er iets verandert, je een verhuiskaart sturen of je de nieuwe contactgegevens per e-mail toesturen. Maar hoe zit dat met al die anderen, vooral mensen die je niet vaak ontmoet? Een van de middelen die je kunnen helpen dit probleem op te lossen is Plaxo. Er zijn andere hulpmiddelen die erop lijken, maar de meeste mensen gebruiken tegenwoordig Plaxo.

Wat is Plaxo?

Als je er nog niet van hebt gehoord, ben je het waarschijnlijk al wel tegengekomen. Met het Engelstalige Plaxo kunnen mensen e-mails sturen om te controleren of de contactgegevens die ze van hun contacten hebben nog steeds kloppen.

Plaxo bestaat uit twee dingen: de website www.plaxo.com en een toolbar voor MS Outlook en Outlook Express die gratis van deze website kan worden gedownload. De website zelf is handig als je geen MS Outlook of Outlook Express hebt of als je geen toegang hebt tot je eigen computer. Zelf gebruik ik deze website nooit, alleen de toolbar in MS Outlook.

Hoe kan Plaxo je helpen?

• De contactgegevens van andere mensen die Plaxo gebruiken, worden voortdurend bijgewerkt. Je hoeft zelf niets te doen. Als ze hun contactgegevens veranderen, worden deze aanpassingen automatisch in MS Outlook op jouw computer verwerkt.
• Je kunt mensen verzoeken sturen om hun contactgegevens te controleren en bij te werken. Je kunt al je contacten één bericht sturen. Maar pas het bericht alsjeblieft wel aan zodat het persoonlijk klinkt. Gebruik niet het standaardbericht in Plaxo. Mensen (misschien jij zelf ook) knappen op dit soort onpersoonlijke e-mails echt af.
• Als je de functie ‘Build your address book’ gebruikt, zoekt Plaxo e-mailadressen in de e-mails in de door jou uitgekozen mappen in MS Outlook. Ze worden vergeleken met de contactgegevens die je al hebt. Je krijgt vervolgens een lijstje met e-mailadressen die wel in e-mails zijn gebruikt, maar die niet in je contactfolder zitten. En als je dat wilt, kun je een contactkaartje maken voor de gevonden e-mailadressen. Dit, gecombineerd met de functie waarmee mensen gevraagd kan worden of hun gegevens nog up-to-date zijn, is een heel efficiënte en gemakkelijke manier om je adresboek altijd up-to-date te houden.
• Je houdt je contacten op de hoogte van veranderingen in je leven. Als je de gegevens in je Plaxo-kaarten verandert, krijgen alle mensen die ook Plaxo gebruiken automatisch een e-mail waarmee ze op de hoogte worden gebracht van die veranderingen. En deze veranderingen worden ook in hun contactenmap op hun computer doorgevoerd.
• Met Plaxo kun je ook een handtekening voor je e-mails maken. Je hebt meer grafische mogelijkheden dan de standaardhandtekening in MS Outlook. Leuk om te weten is dat Plaxo een samenwerkingsverband heeft met www.iprint.com. Tegen een lage prijs drukken die je Plaxo-visitekaartje op papier.
• Mensen kunnen ook hun verjaardag op hun Plaxo-kaarten invullen. Een week van tevoren stuurt Plaxo je een e-mail om je eraan te herinneren. Bij Plaxo waren ze slim genoeg om samen te werken met websites voor e-cards, papieren verjaardagskaarten (www.artamata.com), bloemen (www.growerflowers.com), cadeaus (www.redenvelope.com) en boeken (www.barnesandnoble.com). Hoewel dit vooral handig is voor Amerikaanse gebruikers van Plaxo, was het een heel goed idee links naar deze websites op hun website te vermelden.

Het is ook een goed voorbeeld van commercieel netwerken. Plaxo werkt samen met andere partijen die nuttig kunnen zijn voor gebruikers van de website. Hoe zit dat met jouw organisatie? Met wie kun jij gaan samenwerken? Zelfs als je geen commerciële functie hebt, kun je bedenken hoe samenwerken met andere afdelingen of teams jullie beiden en je (interne) klanten ten goede kan komen.

Hoe zou Plaxo binnen grotere bedrijven handig kunnen zijn? Als je van functie of afdeling verandert en je Plaxo-kaart aanpast, worden al je contacten daarvan op de hoogte gesteld. Zo hebben ze de gelegenheid weer contact met je op te nemen. Gebruik deze gelegenheid om zelf contact met iemand op te nemen als je ziet dat hij van functie, bedrijf of afdeling is veranderd.

Kortom: ik raad je ten sterkste aan Plaxo (of een dergelijk hulpmiddel) te gebruiken. Het zal je helpen contact te houden met je netwerk.